Das neue Nachweisgesetz regelt weitreichende Nachweispflichten des Arbeitgebers, die bis zum 31.07.2022 umgesetzt werden müssen. Ein Verstoß kann teuer werden! 

Wir erklären Ihnen hier alles, was Sie zum neuen Nachweisgesetz wissen müssen!

Das neuen Nachweisgesetz (NachwG)

Das neue NachwG bestimmt in § 2, dass der Arbeitgeber zusätzliche Nachweispflichten hat. Dazu gehören: 

• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgeltes, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung)
• Falls vereinbart, die Anordnung von Überstunden und die dazugehörigen Voraussetzungen
• Die Dauer der Probezeit
• Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
• Falls vereinbart, die Wahl des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer
• Die vereinbarte Arbeitszeit einschließlich Ruhepausen (bei Schichtarbeit der vereinbarte Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen)
• Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers – wenn nicht der Versorgungsträger selbst dazu verpflichtet ist, den Arbeitnehmer selbst zu informieren

Zwingende Schriftform 

Arbeitgeber sind nun verpflichtet, die neuen, wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages schriftlich niederzuschreiben und dem Arbeitnehmer unterzeichnet auszuhändigen. Eine elektronische Form reicht nach dem deutschen Gesetz entgegen der europäischen Vorgaben nicht aus.

§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG: „Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalbder Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“

Rechtstipp: Deutschland bleibt bzgl. Des Arbeitsvertrags beim Schriftformerfordernis, auch wenn andere Mitgliedsstaaten die digitale Unterschrift zulassen.

Was heißt das für Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die Beschäftigungsverhältnisse zum 01.08.2022 vereinbaren, müssen sich an die neuen Regeln halten! Sie müssen daher ihre Standardabläufe überarbeiten, damit sie dem neuen NachwG gerecht werden. Gerade bei Musterverträgen können Fehler vorhanden sein. 

Unsere Empfehlung: Bereits am ersten Arbeitstag müssen Arbeitgeber ihren neuen Arbeitnehmern einen Teil der Informationen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und  Überstunden, Arbeitszeit) schriftlich aushändigen. Weitere Informationen, wie der Beginn des Arbeitsverhältnisses (ggf. Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden) müssen innerhalb von sieben Tagen nachgereicht werden. 

Für die übrigen Informationen hat der Arbeitgeber einen Monat Zeit. Letztlich wird aber kein Arbeitgeber die Informationen in drei Etappen austeilen. Daher werden Arbeitnehmer werden bereits vor Arbeitsbeginn die neuen Verträge inklusiver aller erforderlichen Informationen erhalten (müssen). 

Was gilt für Arbeitgeber mit Verträgen vor dem 01.08.2022?

Für Arbeitnehmer, die bereits vor dem 01.08.2022 in einem Unternehmen beschäftigt waren, gilt jedoch etwas anderes, denn nur, wenn sie ihren Arbeitgeber dazu explizit auffordern, muss dieser ihnen binnen einer Woche schriftlich die wesentlichen Arbeitsbedingungen mitteilen. 

Rechtstipp: Weitere Informationen, wie zB. über das Kündigungsverfahren, den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung oder Fortbildungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Für diese Fälle ist es ratsam, entsprechende Informationsblätter anzufertigen, um entsprechend schnell reagieren zu können. Sollten sich jedoch wesentliche Arbeitsbedingungen ändern, bleibt der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer am Tag der Änderung schriftlich davon zu unterrichten.

Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung des neuen NachwG!

Sie haben Fragen zum Thema Nachweisgesetz? Sie benötigen rechtliche Beratung bei der Umsetzung des neuen NachwG? Melden Sie sich bei uns! Wir beraten Sie umfassend mit unserem im Arbeitsrecht spezialisierten Team, damit Sie das Risiko eines Verstoßes auf ein Minimum reduzieren. Bußgelder können bis zu 2000 EUR betragen. Also zögern Sie nicht bei Rechtsunsicherheiten!